Tag Archives: vergaderen

Bijeenkomsten, presentaties en vergaderingen

21 aug
Als (grote) groepen mensen bij elkaar komen zijn er tal van faciliteiten nodig. Het regelen van al deze facilitaire voorzieningen is een klus dat past in het takenpakket van de verantwoordelijke facility manager. Maar voordat hij of zij daarmee begint is er een inventarisatie nodig. Om hoeveel mensen gaat het, komen ze allemaal met een eigen auto en hoelang blijven ze eigenlijk? Dan zijn er ook nog de verschillen in het doel van de bijeenkomst. Een afscheidsreceptie voor een collega die met pensioen gaat vergt andere faciliteiten dan een vergadering waarbij ‘spijkers met koppen’ moeten worden geslagen.

Vergaderen binnen het bedrijfsgebouw
Een vergaderzaal kan op verschillende manier worden ingericht. De opstelling van de stoelen en de tafels is belangrijk en moet passen bij het doel van de bijeenkomst. Zo is de U-vorm geschikt als er één gespreksleider is, terwijl de schoolopstelling wordt gebruikt voor het overbrengen van informatie. Een draadloze internetverbinding, beamer, flip-over, microfoons en geluidsinstallaties zijn allemaal hulpmiddelen die nodig kunnen zijn. Overleg vooraf of catering gewenst is.

Vergaderen op een bijzondere locatie
Soms is het noodzakelijk om elkaar buiten het bedrijfsgebouw te treffen. In dat geval is het de taak van de facility manager om op zoek te gaan naar een geschikte locatie. Komen er mensen die lang moeten reizen, dan is het prettig als er tevens een gelegenheid is om te overnachten. Vervolgens komt de vraag aan bod of het alleen een vergadering betreft of dat het toch om een uitgebreid arrangement moet gaan inclusief een activiteit, gezellige borrel of een etentje. Vergaderen op een bijzondere locatie geeft altijd een extra dimensie die de sfeer onderling positief kan beïnvloeden.

Vergaderen kan tegenwoordig ook;
– op een melkveebedrijf
– op het strand
– in een casino
– in een stadion
– in een kasteel
Bent u op zoek naar meer informatie over bijzondere vergaderlocaties, kijk dan eens op BuitenBusiness.nl

 

Advertenties

Vergaderen in een stimulerende ruimte

1 feb

De vergaderzaal is vaak één van de meest gebruikte en belangrijkste ruimtes binnen een bedrijf. Omdat het een ruimte is waar echt productief gewerkt moet worden, moet de inrichting ervan aan een aantal essentiële eisen voldoen.

De basis

Een vergaderzaal moet ruimtelijk en licht zijn, zodat het een prettige ruimte is om te vertoeven. Er moet een goede klimaatbeheersing zijn ten behoeve van de zuurstoftoevoer. Zo blijven de deelnemers aan de vergadering fris en alert, ondanks dat ze lang in de zelfde afgesloten ruimte zitten.

De ruimte dient goed geluidsdicht te zijn om verstoringen van buitenaf tegen te gaan en om te zorgen dat vertrouwelijke informatie niet door voorbijgangers opgevangen kan worden.

Functionaliteit

De vergaderzaal dient functioneel ingericht te worden. Hierbij dient rekening gehouden te worden met het aantal personen dat doorgaans aan de vergaderingen deelneemt en het soort vergaderingen dat doorgaans gehouden wordt. Dit bepaalt de ideale indeling en het ideale meubilair.

Verder dienen er adequate multimediavoorzieningen aanwezig te zijn voor het tonen van presentaties, telefonisch vergaderen en notuleren. Meestal voldoen een aantal computers met internetverbinding en draadloze muis en toetsenbord, beamer met projectiescherm en telefoonverbinding.

Decoratie

Met decoratie dient spaarzaam omgegaan te worden. Foto’s en schilderijen zijn een bron van afleiding en komen de productiviteit niet ten goede. Om het interieur toch interessant te houden kan gebruik gemaakt worden van gekleurde meubels (maar slechts één felle kleur naast de basiskleuren) en interieurbeplanting.

U zult zien dat vergaderen een stuk aangenamer wordt wanneer u van de vergaderzaal een stimulerende ruimte te maakt.