Praktische tips om een zakelijk event te organiseren

3 Okt Speaker at Business Conference with Public Presentations. Audience at the conference hall. Entrepreneurship club. Rear view. Horisontal composition. Background blur.

Of u nu een beurs, congres of seminar organiseert bij een zakelijk evenement moet alles tot in de puntjes verzorgd zijn. En wanneer we zeggen alles, bedoelen we ook alles. Van projectplan tot aankleding. Wij vroegen Allrent ICT Solutions om een aantal tips te formuleren zodat u van een uw zakelijk evenement een succesvol event kunt maken.

Brancheorganisatie voor beurzen en congressen, CLC VECTA, kwam in mei dit jaar met haar jaarlijkse Beurzen Monitor. Hieruit bleek dat de markt in Nederland weer voorzichtig aantrekt. Er zijn weliswaar minder beurzen maar het aantal bezoekers en vierkante meters neemt toe. Investeren in een zakelijk evenement wordt daarmee interessanter. Zo is een beurs of seminar bij uitstek de gelegenheid om uw naamsbekendheid en autoriteit in de markt te vergroten. Met de onderstaande tips kunt u ervoor zorgen dat dit ook op professionele wijze kan worden uitgevoerd.

Definieer doelstellingen en doelgroep

Door vooraf doelstellingen te formuleren en de doelgroep in kaart te brengen bent u onder andere in staat om achteraf gerichter te evalueren. Dat is bij ondernemerschap niet anders. Probeer daarbij eerst antwoord te krijgen op de vraag waarom u een zakelijk event gaat organiseren. Is het primair om kennis te delen, naamsbekendheid te creëren of biedt u een platform om te netwerken. Zijn de doelstellingen bekend? Koppel er dan meetbare KPI’s aan.

Wellicht weet u precies wat voor type bezoeker er op uw seminar of congres afkomt. Toch is het verstandig om dit in kaart te brengen zodat u bijvoorbeeld de tone of voice van de uitnodigingen betere kunt omschrijven of gerichter advertenties kunt plaatsen in vakbladen.

Maak gebruik van een projectteam en projectplan

U heeft voor uzelf inmiddels de doelstellingen en doelgroep bepaald. De volgende stap is het samenstellen van een projectteam. Zorg hierbij voor een goede mix van kwaliteiten en een heldere taakverdeling. Wie is er verantwoordelijk voor PR en Marketing, wie regelt de sprekers en wie zorgt er voor de randzaken zoals apparatuur en aankleding?

Een succesvolle zakelijk event kan niet zonder duidelijke richtlijnen. Ontwerp daarom samen met het projectteam een projectplan die als rode draad kan fungeren. Vergeet daarbij niet het draaiboek op te nemen. Door duidelijkheid te scheppen in taken en verantwoordelijkheden is voor iedere teamlid duidelijk wanneer hij of zij wat moet doen.

Leg op tijd locaties en sprekers vast

Timing is cruciaal bij het plannen van een event. Zorg daarom dat u belangrijke elementen zoals een spreker of de locatie tijdig vastlegt. Zeker wanneer u gebruik maakt van een A-locatie of bekende sprekers moet u soms een jaar van tevoren afspraken maken. Houd hier dus rekening mee wanneer u uw draaiboek in elkaar zet.

Naast timing en budget dient u ook rekening te houden met zaken als faciliteiten en uitstraling. Denk goed na of de locatie met openbaar vervoer goed bereikbaar is of gaat u werken met pendelbussen? En een verlate fabriekshal is misschien hip maar past dat wel bij uitstraling van uw organisatie. Leg daarnaast niet de eerste de beste locatie vast maar vraag meerdere offertes op zodat u prijzen kunt vergelijken. Maak daarbij gebruik van een prioriteitenlijstje zodat u eenvoudiger kunt selecteren.

Zorg tijdens het event dat de techniek in orde (en getest) is

Op een beurs, congres of seminar heeft u allerlei apparatuur nodig om uw boodschap over te brengen. Beeldschermen, microfoons, barcodescanners en ga zo maar door. Slecht werkende apparatuur is daarbij killing. Zeker wanneer u uw naamsbekendheid wilt vergroten kan slecht werkende apparatuur funest zijn voor uw reputatie. Door een professioneel verhuurbedrijf in te schakelen weet u zeker dat u met de nieuwste modellen kunt werken. Door gebruik te maken van de nieuwste apparatuur kunt u met een gerust hart een tv huren voor presentaties. Test de apparatuur ook altijd vóór gebruik en zorg daarnaast voor back-up apparatuur zodat u niet voor onverwachte verrassingen komt te staan.

Communicatie voor, tijdens en na uw event

Heldere communicatie is essentieel om bezoekers naar uw event te trekken. Afhankelijk van uw budget kunt u tv- en radioreclame gebruiken. Mocht uw budget beduidend lager liggen dan kunt u het beste gebruik maken van uw eigen social mediakanalen, e-mail nieuwsbrief of nieuwsberichten op uw eigen website. Daarnaast is het verstandig om het event altijd in uw e-mail handtekening op te nemen. Laat bezoekers ook tijdig weten wat er op het programma staat. Denk maar aan de grote muziekfestivals, de headliners worden vaak vooraf bekend gemaakt om meer bezoekers te trekken.

Daarnaast kan een modern event niet meer zonder een eigen hashtag voor tijdens de eventdag. Hierdoor kunnen bezoekers eenvoudig schakelen en profiteert u van gratis publiciteit.

Tot slot kunt u na het eve

nt nog eens contact opnemen met uw bezoekers. Feedbackformulieren en beeldmateriaal kunnen worden gebruikt om de bezoekers na afloop te informeren.

Een professionele website voor je faciliteitsdiensten

18 Sep facility management on document folder
Ben jij manager binnen een faciliteitsbedrijf of heb je wellicht een eigen onderneming die zich richt op deze bedrijfstak? Dan weet je als geen ander hoe belangrijk het is om een website te hebben die mensen aanspreekt. Je wilt je boodschap graag zo overtuigend mogelijk op mensen overbrengen. Waar let je op bij een website voor faciliteitsdiensten?
Wie ben je?
Klanten willen weten met wie ze zaken doen. Daarom is het belangrijk dat je op je website iets over jezelf vertelt. Wat is je ervaring op het gebied van faciliteitsmanagement en wat kun jij bieden aan klanten? Investeer in een leuk verhaal. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van storytelling. Maak ook gebruik van USP’s op je website. Waarin onderscheid jij je van andere aanbieders?

Welke diensten bied je aan?
Het is belangrijk dat je informatie geeft over de diensten die je biedt. Waar kunnen bedrijven jou voor inschakelen? Alleen schoonmaakwerk of bijvoorbeeld ook het realiseren van een ICT netwerk en het bestellen van koffiemachines? Wees duidelijk, werk eventueel met contracten zodat beide partijen niet voor verrassingen komen te staan.

Wat kost het klanten?
De prijs is wellicht het belangrijkste voor klanten. Ze gaan het liefst voor zo goedkoop mogelijk tegen een goede kwaliteit. Probeer je prijs niet te laag, maar ook niet te hoog te laten zijn. Ga er een beetje tussenin zitten. Je kunt ook altijd een offerte op maat laten maken voor bedrijven die daar behoefte aan hebben.

Vind een website ontwerper
Ga op zoek naar een website ontwerper die jou kan helpen je website professioneel te realiseren. Ga zeker niet voor het goedkoopste. Vergeet niet dat je voor kwaliteit altijd betaald! Op de lange termijn levert je dat echter rendement op en dus verdien je deze kosten snel weer terug!

Ongediertebestrijding

15 Sep Hand holding brown cockroach over white background

Als facility manager wil je er niet aan denken dat het gebouw waar je verantwoordelijk voor bent wordt belaagd door ongedierte. Toch is het bijna onmogelijk om alle beestjes buiten de deur te houden. Ongedierte bestrijden is één ding, maar voorkomen dat een weg naar binnen vinden is misschien nog wel belangrijker. Afhankelijk van het soort beestje dat het gebouw is binnengedrongen is de combinatie van bestrijden en tegenhouden altijd de aangewezen methode.

Insecten
Kleine kruipende en vliegende insecten zoals kakkerlakken, vlooien, mieren, vliegen, wespen en kevers kunnen enorm veel overlast geven. In de meeste gevallen heeft dit met het seizoen te maken en is een eenmalige bestrijding voldoende. Toch komt het ook vaak voor dat de opslag van voedingsmiddelen in combinatie met kleine gebreken aan of in het gebouw de oorzaak zijn. Hierbij kun je denken aan voedselresten op de vloer, te grote ventilatieroosters, vochtige ruimtes en ramen zonder hor.

Muizen en ratten
Als je weet dat een muizenpaar in een jaar voor enkele duizenden nakomelingen kan zorgen, dan begrijp je het belang van een goede aanpak. Muizen zijn klein, vlug en wendbaar en vinden hun weg eenvoudig door de kleinste openingen. Muizen en ratten vind je vaak in een spouwmuur, onder de vloer of tussen plafonddelen. Muizenkeutels zijn het meestal het eerste bewijs. Zie je echter geen muizenkeutels maar ruik je wel de kenmerkende urinegeur, dan mag je er vanuit gaan dat ze dicht in de buurt zijn.

Hygiëne
Het bestrijden en weren van ongedierte is belangrijk voor de hygiëne. Omdat muizen drager kunnen zijn van het Hanta-virus wil je deze beestjes niet in de buurt hebben van je voedsel. Vliegen, wespen, vlooien en kakkerlakken geven overlast en kunnen de oorzaak zijn van voedselvergiftigingen en allergische reacties. Voor het bestrijden van klein en groot ongedierte kun je je laten adviseren door bedrijf dat is gespecialiseerd in ongediertebestrijding.

Bijeenkomsten, presentaties en vergaderingen

21 Aug 3D rendering of a meeting room in a beautiful tropical beach
Als (grote) groepen mensen bij elkaar komen zijn er tal van faciliteiten nodig. Het regelen van al deze facilitaire voorzieningen is een klus dat past in het takenpakket van de verantwoordelijke facility manager. Maar voordat hij of zij daarmee begint is er een inventarisatie nodig. Om hoeveel mensen gaat het, komen ze allemaal met een eigen auto en hoelang blijven ze eigenlijk? Dan zijn er ook nog de verschillen in het doel van de bijeenkomst. Een afscheidsreceptie voor een collega die met pensioen gaat vergt andere faciliteiten dan een vergadering waarbij ‘spijkers met koppen’ moeten worden geslagen.

Vergaderen binnen het bedrijfsgebouw
Een vergaderzaal kan op verschillende manier worden ingericht. De opstelling van de stoelen en de tafels is belangrijk en moet passen bij het doel van de bijeenkomst. Zo is de U-vorm geschikt als er één gespreksleider is, terwijl de schoolopstelling wordt gebruikt voor het overbrengen van informatie. Een draadloze internetverbinding, beamer, flip-over, microfoons en geluidsinstallaties zijn allemaal hulpmiddelen die nodig kunnen zijn. Overleg vooraf of catering gewenst is.

Vergaderen op een bijzondere locatie
Soms is het noodzakelijk om elkaar buiten het bedrijfsgebouw te treffen. In dat geval is het de taak van de facility manager om op zoek te gaan naar een geschikte locatie. Komen er mensen die lang moeten reizen, dan is het prettig als er tevens een gelegenheid is om te overnachten. Vervolgens komt de vraag aan bod of het alleen een vergadering betreft of dat het toch om een uitgebreid arrangement moet gaan inclusief een activiteit, gezellige borrel of een etentje. Vergaderen op een bijzondere locatie geeft altijd een extra dimensie die de sfeer onderling positief kan beïnvloeden.

Vergaderen kan tegenwoordig ook;
– op een melkveebedrijf
– op het strand
– in een casino
– in een stadion
– in een kasteel
Bent u op zoek naar meer informatie over bijzondere vergaderlocaties, kijk dan eens op BuitenBusiness.nl

 

Hoe voorkom je (langdurig) ziekteverzuim?

7 Aug ziek
Oplossingen

Als werkgever zorg je ervoor dat de oplossingen niet nog moeten worden gevonden. Duidelijkheid voor alles, vooral voor je werknemers. Ontvang daarom altijd suggesties van je werknemers over wat niet goed aanvoelt, al is het de bureaustoel die gedeeld wordt of de airco in het plafond.

Het is belangrijk om het alle werknemers naar de zin te maken, dat iedereen kan werken in de meest passende omstandigheden en dat iedereen écht op zijn plek is. Ook een aanspreekpunt is belangrijk en het feit dat er oprecht naar hun wordt geluisterd zorgt voor een absoluut prettige werksfeer.

Oververmoeid

Je hoort het tegenwoordig steeds vaker dat mensen oververmoeid raken. Daar is echt iets aan te doen, zowel vanuit de kant van de werknemer als de werkgever. Naast alle passende maatregelen, is betrokkenheid een zeer belangrijk punt. Waarom meldt iemand zich ziek?

Doet men repeterend werk, zorg dan toch voor afwisseling. Dit kan bijvoorbeeld samenwerken met iemand anders zijn, doe dit wekelijks en peil wie het beste bij elkaar passen. Wissel de overwerkuren in voor vrije uren en zorg voor minimaal een vrije dag per maand, maar natuurlijk op elkaar afgestemd welke.

Gelijkgestemdheid

Ziekteverzuim lijkt soms onvermijdelijk, maar toch is er met de juiste aanpassingen veel te voorkomen. Een open communicatie hoort gewoonweg vanaf de basis aanwezig te zijn. Het lijkt misschien nogal wat inspanning te kosten maar de organisatie waar gelijkgestemdheid heerst levert de beste werkresultaten!

 

Hoe veilig zijn de eigen spullen

24 Jul Businessmen using laptop at table in locker room at creative office

Hoe veilig zijn de eigen spullen

Je kunt in principe niet van elke medewerker verwachten dat hij of zij continue op zijn eigen spullen let. Hoewel dit eigenlijk wel een vereiste zou moeten zijn, is het praktischer om mensen mogelijkheden te bieden. Zo is er bijvoorbeeld de grotere bureaulade die op slot kan.

Een andere mogelijkheid voor spullen is een kluisje maar daar moeten mensen ook tussendoor makkelijk bij kunnen. In principe werken kluisjes net zoals handbagage bij een reis; alles wat je voorlopig niet nodig hebt, berg je elders op en de rest houd je bijdehand.

Waarom zou je

Helaas zijn er tegenwoordig teveel redenen te noemen waarom je je spullen goed opgeborgen dient te houden. Waar je ook bent en hoe goed het betreffende gebouw ook beveiligd is. Deuren die automatisch openen blijven vaak lang open staan en geeft ongenode gasten de gelegenheid binnen te komen.

Vooral tijdens de lunchpauzes laten mensen hun waardevolle spullen nog weleens op of bij het bureau staan. Er kan zomaar een collega zijn die het op de spullen van anderen heeft voorzien of een bezoeker die verkeerd lijkt te zijn gelopen. Waardevolle spullen: beter goed opgeborgen dan nagelaten.

 

 

De veiligheid van uw medewerkers

17 Jul securety safety word cloud concept image

Vluchtroutes

Hoe maakt u het bedrijfspand veilig voor uw medewerkers? Is er rekening gehouden met iedereen, ook met mensen met een rolstoel of andere vervoershulpmiddelen? Zijn er bijvoorbeeld altijd sterke medewerkers aanwezig die hun collega uit de rolstoel mee kunnen nemen de trap(pen) af?

Is de trap verder goed bereikbaar? Staan er niet onnodig dozen of ander materialen voor de nooduitgang? Hangt er een plattegrond, waarop mensen kunnen zien waar de geadviseerde vluchtroute uit bestaat? Heeft u weleens geoefend voor een vluchtplan?

Hulpverlening

Een ander iets dat praktisch is binnen een gebouw waar veel mensen werken is een aanwezige hulpverlening. Zijn er voldoende mensen opgeleid tot Bedrijfshulpverlener, stel dat de een met vakantie is of de ander heeft zich ziek gemeld? Weet men van de aanwezige materialen zoals een AED koffer?

Ook een EHBO koffer is een vereiste binnen het bedrijfsgebouw. Al lijkt het misschien overbodig om bijdehand te hebben, maar wat bent u blij wanneer u de koffer zo kunt pakken, stel dat deze daadwerkelijk nodig is! Zet deze op een makkelijk bereikbare plek en zorg dat iedereen hiervan weet.